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Gebäudetechnikergruppe setzt auf AbaBau-Gesamtlösung

Mit ihren Niederlassungen und 370 Mitarbeitenden deckt Riedo Clima die Nachfrage der Sparten Heizung, Lüftung, Kälte und Sanitär (HLKS) ab. (Foto: zVg)
Mit AbaBau hat sich RIEDO Clima für eine moderne, einheitliche und zukunftsorientierte Lösung für die ganze Gruppe entschieden. (Grafik zVg)
Der Objekt- resp. Projektstamm dient als Cockpit für AbaBau, das Service- und Vertragsmanagement sowie die Projektverwaltung. (Grafik zVg)
Für eine aussagekräftige Kostenrechnung bildet die Organisationsstruktur die Basis. (Grafik zVg)
Abacus /

Die Freiburger Gebäudetechnikfirma Riedo Clima mit ihren neun Niederlassungen ersetzte die bisherige Branchensoftware durch die betriebswirtschaftlich optimierte Standardlösung AbaBau von Abacus. Diese stellt eine gruppenübergreifende Sicht aller Prozesse vom Offertwesen über die Auftragsbearbeitung, -disposition und der Fakturierung bis hin zum Controlling sicher. Damit ist das Unternehmen in der Lage, überall mit einem zentralen System zu arbeiten und eine konsolidierte konzernweite Rechnungslegung sowie Einzelabschlüsse und Auswertungen für jeden Geschäftsbereich zu erstellen.

Mit ihren Niederlassungen und 370 Mitarbeitenden deckt Riedo Clima die Nachfrage der Sparten Heizung, Lüftung, Kälte und Sanitär (HLKS) ab, wozu auch Wartungen und Reparaturen gehören. Seit 2001 setzte Riedo Clima eine Branchenlösung ein, wobei jede Niederlassung als selbständige Firmeneinheit über einen eigenen Mandanten verfügte. Mit diesem Ansatz war jedoch weder eine gruppenübergreifende noch eine 360-Grad-Sicht über die Kunden möglich. Als sich die Branchensoftware dem Ende ihres Lebenszyklus genähert hatte, wurden mehrere Lösungen geprüft. Die Wahl zugunsten von Abacus basierte auf einer klar definierten Vorgabe der Geschäftsleitung von Riedo Clima. Alle Aktivitäten und Kosten sollten über die gesamte Gruppe und pro Niederlassung zu jedem Zeitpunkt mit den aktuellsten Daten zur Verfügung stehen.

Aufgrund der hohen Erwartungen an diese prozess- und gruppenintegrierte Lösung hat sich Riedo Clima für die Abacus-Spezialistin Bewida entschieden, die sich mit einem ausgewiesenen Branchen-, Prozess- und betriebswirtschaftlichem Know-how für diesen Auftrag empfehlen konnte. Denn bei Riedo Clima sei nicht nur ein IT-Projekt, sondern auch ein Organisationsprojekt angesagt gewesen, das ein für die Abacus-Einführung notwendiges Prozessverständnis über alle Geschäftsbereiche hinweg fördern sollte, erklärt Bewida-CEO und Projektleiter Roberto Meniconi die Ausgangslage. Durch dieses Vorgehen, so sein Vorschlag, sollten die bisher unterschiedlichen Arbeitsprozesse der Filialen aneinander angepasst werden, damit der gesamte Betrieb seine Kosten besser erkennen und auswerten könne.

Im Speziellen sollte es Aufgabe der Abacus-Software als zentrales Instrument sein, ergänzt Urban Riedo, Inhaber und CEO der Riedo Holding, mitzuhelfen, die relevanten Objekte zu identifizieren, einheitliches Arbeiten zu fördern und entsprechende Strukturen vorzugeben, ohne die Unabhängigkeit der einzelnen Geschäftsbereiche einzuschränken. Die Orientierung am Abacus-Standard, der als Leitfaden das Projekt prägte, führte dank der Standardisierung und des hohen Integrationsgrads zu einer kurzen Projektdauer von neun Monaten unter Einhaltung des vereinbarten Kostenrahmens.

Seit dem 1. Januar 2018 ist das Abacus-ERP mit AbaBau, dem Service- und Vertragsmanagement, der Leistungs- und Projektabrechnung sowie den Finanzapplikationen bei Riedo Clima produktiv im Einsatz. Die Lösung wird in-house auf den Servern in der Zentrale in Düdingen betrieben. Am gleichen Ort erfolgt auch die gruppenweite Arbeitszeit- und Leistungserfassung für alle Projekte in der Abacus ERP-Software.

Kalkulation nach Mass

Eigentliche Kernanforderung und Herausforderung des Projekts war die Implementierung des von der Geschäftsleitung vorgegebenen Kalkulationsschemas. Es orientiert sich entgegen den branchenüblichen Usanzen am prozentualen Kürzungssystem auf Basis der NPK Kalkulations-grundlagen und ermittelt zuerst die Ist-Kosten präzis nach dem "Bottom-up-Prinzip" als differenzierte Zuschlagskalkulation. Dabei werden die Kosten korrekt den betreffenden Stellen zugewiesen und mit dem Einbezug der Lohnkosten lassen sich auch für jeden Auftrag die tatsächlichen Kosten ausweisen. Die Kalkulationswerte bilden dabei die Basis für die Angebotserstellung in AbaBau. Beat Waeber, Suissetec-Vorstandsmitglied und Riedo-Clima-Geschäftsleiter des Hauptsitzes in Düdingen, ist überzeugt, dass nur dieses Verfahren genügend Transparenz und somit die richtige Voraussetzung biete, dass die Gruppe langfristig erfolgreich bleibe.

Dank dem Einsatz von Abacus gehören unterschiedliche Excel-Tabellen für Kalkulationen der Vergangenheit an. So werden Offerten beispielsweise im Heizungsbereich nach dem freien Leistungsverzeichnis und in der Sanitärabteilung nach NPK-Katalogen erstellt. Dabei lassen sich Sanitär-Ausschreibungen über die Standardschnittstelle SIA451/IFA18 einlesen, wogegen mit dem Freien Leistungsverzeichnis individuelle Angebote kalkuliert werden.

Rund 12‘000 Serviceobjekte werden im Servicemanagementprogramm geführt und verwaltet. Das Serviceprogramm von Abacus sorgt nun ausserdem dafür, dass Wartungsarbeiten noch effizienter koordiniert und ausgeführt werden.

Fazit

Gemäss Meniconi sei im Projekt bei Riedo Clima branchenspezifisches Know-how seitens des Kunden mit dem betriebswirtschaftlichen Modell von Bewida optimal miteinander kombiniert worden, so dass das Ergebnis durchaus zum Vorbild für die gesamte Branche werden könne. Die Mitarbeitenden müssen kaum noch kontrolliert werden, da jede Filiale heute nach denselben Prinzipien und Strukturen arbeitet. Da das System ein systematisches Arbeiten verlangt, ist es stets nachvollziehbar, was offeriert, fakturiert und auch storniert oder angepasst wurde. Der gesamte unternehmerische Wertefluss wird durch die Software unterstützt. Die Verteilung der Kosten erfolgt geschäftsbereichübergreifend. Damit seien die Strukturen gelegt, dass sein Unternehmen für die Zukunft gerüstet sei, resümiert Urban Riedo zufrieden. Mit Abacus, ergänzt Beat Waeber, seien alle Prozesse vereinheitlicht worden, sodass die zweisprachige Gruppe heute unternehmerisch eine Sprache mit dem Kunden spreche.