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Etablierter Gebäudetechniker setzt auf die Standardsoftware AbaBau

(Foto: zVg)
Der Projektstamm ist die eigentliche "Schaltzentrale", in der Programmanwender einerseits alle relevanten Informationen zur Verfügung haben und andererseits die Stammdaten pflegen sowie diverse Prozesse im Zusammenhang mit Projekten auslösen können.
Eine Offerte ist schnell erstellt – entweder im NPK-Standardformat oder in Form eines freien Leistungsverzeichnisses.
Aus einer Offerte wird ein Bauauftrag erstellt.
Mit dem Dispositionsprogramm wird jeder einzelne Serviceauftrag eingeplant und den Mitarbeitenden zugewiesen. Als Unterstützung steht ein übersichtlicher Kalender mit allen Terminen zur Verfügung. Darin sind auch die geplanten Absenzen wie Ferien oder Militär sichtbar.
Abacus /

Die Zürcher Haustechnikfirma A. Baltensperger verwendet AbaBau. Auf die spezifischen Anforderungen der Gebäudetechnik wurde das auf die Baubranche zugeschnittene System durch die Abacus-Spezialistin Abacus Business Solutions angepasst. AbaBau ist webbasiert, unterstützt die mobile Nutzung und verfügt über automatisierte und individualisierte Prozesse und Abläufe.

Umbauten und Sanierungen sind die Spezialitäten der auf Gebäude- und Haustechnik ausgerichteten Firma A. Baltensperger. Um zukunftsorientierte Projekte erfolgreich auszuführen, ist der Einsatz aktueller Technologien unerlässlich. Um das Abwicklungsprozedere im Unternehmen zu vereinfachen und die Fehlerquoten zu minimieren, verlangte Firmenchef Albert Baltensperger den Einsatz eines modernen ERP-Systems. Es sollte etwa eine nahtlose Durchgängigkeit unterstützen, um keine Dateneingaben wiederholen zu müssen.

Standardmandant für Sanitär und Betriebstechnik

So war eine standardisierte Gesamtlösung für Sanitär und Gebäudetechnik gefragt. Sie sollte webbasiert sein, die mobile Nutzung unterstützen und Prozesse automatisieren. Zudem sollte sich die Abacus-Software inhouse auf einem Server betreiben lassen und von allen Unternehmensstandorten der A. Baltensperger aus direkt nutzbar sein. In einer Evaluation mit mehreren Lösungen machten AbaBau und Systemintegratorin Abacus Business Solutions das Rennen. Ihr Angebot enthielt nicht nur die Zusicherung, alle geforderten Funktionen zu liefern und deren Zusammenwirken optimal zu unterstützen, sondern auch die Aussicht, alle spezifischen Anforderungen in einen Standardmandanten einzubinden, der von den Abacus-Entwicklern massgeschneidert werden sollte.

Besser heisst schneller, sicherer und individueller

Die Einführung der Gesamtlösung erfolgte im Frühling 2017. Das beanspruchte anderthalb Monate, wofür der laufende Betrieb nicht unterbrochen werden musste.

Wesentlich zur gesteigerten Benutzerfreundlichkeit und Effizienz trägt bei, dass in AbaBau keine Batchverarbeitung notwendig sowie Auswertungen jederzeit und schnell verfügbar sind. Auch sind nun in AbaBau Offerten, Bauaufträge, Rechnungen und Serviceobjekte übersichtlich dargestellt. Zudem steht eine Volltextsuche für Adressen und Objekte zur Verfügung. Besonders wird geschätzt, dass alle jemals für ein Objekt erstellten Dokumente auf diesen selbst abgelegt sind. Das garantiert, dass eine Originalrechnung direkt eingesehen werden kann.

Bei der Erstellung von Rechnungen ist es nun von Vorteil, dass AbaBau einen Leistungsnachweis für jede verrechnete Position integriert. Dank Vorlagen von Offertstrukturen für die verschiedenen Geschäftsbereiche wurde das Erstellen von Offerten ebenso vereinfacht wie für die Aufbereitung von Wartungsabonnements. Insgesamt ist heute die ganze Administration bequemer zu bedienen, zumal sich Offerten mit eigenen Briefköpfen, Logos und Unterschriften problemlos individualisieren und direkt aus der Software verschicken lassen. Wichtig für das Unternehmen ist, dass die Nachkalkulation jederzeit direkt auf dem Objekt abrufbar ist. Dies auch deshalb, weil alles automatisch erzeugt wird sowie die Daten in Echtzeit vorhanden und die Originalbelege hinterlegt sind. Die Arbeiten mit AbaBau laufen in strukturierten Prozessen systematisch ab. Da alle Schritte nachvollziehbar sind, fällt schliesslich weniger Aufwand zur Überprüfung an.

Von der Mobilität profitieren alle

Dank der Mobilität des Abacus-ERP ist der Arbeitsprozess der Vorgesetzten, Monteure und Servicetechniker flexibler geworden. Damit sind Firmenchef Baltensperger und seine Projektleiter jederzeit in der Lage, Kreditorenrechnungen ortsunabhängig zu visieren. Auch die Monteure können dank der Webfähigkeit von AbaBau beispielsweise von zu Hause aus ihre Stundenerfassung im Rapportierungsprogramm vornehmen. Selbst die Arbeit der Servicetechniker wurde damit im wahrsten Sinn des Wortes leichter: Denn nicht nur Aufträge lassen sich nun auf dem iPad mit der Abacus-App AbaSmart aufbereiten, sondern auch Service-Historien, was das bisherige Mitführen von meist vielen Ordnern mit den Gerätebeschreibungen überflüssig macht. Ist eine Arbeit beendet, kann dies im Servicerapport in AbaSmart erfasst und via Internet an das Servicemanagementprogramm von Abacus übermittelt werden.

Fazit

Albert Baltensperger ist überzeugt, dass nicht nur sein Betrieb, sondern seine ganze Branche von AbaBau profitieren kann. Viele seiner Vorschläge zur Optimierung und Verbesserung haben dafür gesorgt, dass heute mit dieser angepassten Standardlösung Gebäudetechnikern ein optimales Arbeitsinstrument zur Verfügung steht. Zwar müssten noch einige Funktionen von AbaBau zum Offerieren nach NPK vereinfacht werden, doch würden die erzielten Prozessbeschleunigungen und -vereinfachungen dieses vorübergehende Manko mehr als wettmachen, stellt er nach zwei Jahren Einsatz der Abacus-Lösung fest. Damit sei seine Firma effizienter und letztendlich erfolgreicher geworden, stellt er zufrieden fest und ergänzt, dass sich wegen dieser erfolgreichen Softwareeinführung eine Art "Rundum-Wohlfühl-Klima" eingestellt habe, also genau dieses Gefühl, zu dem das Unternehmen A. Baltensperger seinen Kunden mit allen seinen Dienstleistungen verhelfen will.

Albert Baltensperger, Geschäftsleiter:

«Das Dispositionsprogramm von Abacus bedeutet für uns eine grosse Erleichterung. Es trägt zur Übersicht über die eingeplanten Arbeiten und die zur Verfügung stehenden Mitarbeitenden bei. Dabei ist es praktisch, dass den Mitarbeitenden der Einsatzplan jeweils am Freitag für die nächste Woche direkt aus dem Dispositionsprogramm online gesendet werden kann.»

A. Baltensperger AG

Das Zürcher Familienunternehmen wurde 1951 als Sanitär- und Spenglereibetrieb gegründet. Es wird heute in der zweiten Generation geführt, wobei die dritte ebenfalls bereits im Betrieb engagiert ist. Durch Übernahmen hat sich die Firma vom kleinen, regional tätigen Unternehmen in einen haustechnischen Komplettanbieter gewandelt, der über Nebenstellen in Winterthur und Watt verfügt. Mit seinen mehr als 100 Mitarbeitenden, darunter 20 Lehrlingen und 10 Servicetechnikern, offeriert der Betrieb Dienstleistungen in den Bereichen Sanitär, Heizung und Lüftung sowie Solaranlagen inklusive Notfallreparatur und Servicedienste sowie einer Beratungsstelle für energetische Bauoptimierungen.

Abacus-Business-Software bei A. Baltensperger AG

  • 38 Programmbenutzer
  • AbaBau, Leistungs-/Projektabrechnung, Service-/Vertragsmanagement, Auftragsbearbeitung, Finanzsoftware, Lohnsoftware/Human Resources, Archivierung/AbaScan, AbaNotify, AbaReport, Business Process Engine, AbaSmart, AbaFleet